Après avoir envoyé votre premier mailing booking à votre base de contacts, il se peut que vous ne recevez pas peu de réponses. Il est temps de passer à la deuxième étape : la relance téléphonique, ou phoning pour les anglicistes.

Soyons réalistes : il est très probable qu’aucun programmateur n’aura répondu à votre mail… voir pire : votre interlocuteur n’aura peut-être même pas ouvert votre message ! Le but de cette opération est qu’il s’intéresse à votre projet en lui présentant celui-ci à l’oral, sans tomber dans le marchandage ou la négociation commerciale. Vous êtes avant tout là pour parler musique !

S’il est mal préparé, votre coup de fil pourrait bien plus vous desservir qu’autre chose… Concernant le bon moment pour appeler : c’est ni trop tôt le matin, ni en plein rush de préparation de leur concert du soir ou à l’heure de l’apéro pour les café-conc’. Installez-vous avec votre téléphone et évitez les distractions. Vous avez avec vous : votre base de données, les informations que vous avez pu récolter sur le lieu et votre « argumentaire ». Vous savez déjà à qui vous allez parler, le type de programmation, où se trouve la salle, sa capacité, etc… L’argumentaire se compose d’un brouillon de la conversation à suivre pour ne pas oublier un élément primordial. L’important, c’est d’être à l’aise au moment de passer votre coup de fil.

Ce premier coup de fil est une prise de contact, évitez la négociation commerciale. Intéressez-vous à votre interlocuteur : prenez des nouvelles du lieu et tâtez le terrain… Expliquez ensuite les raisons de votre appel et présentez votre projet de manière concise. N’oubliez pas d’exposer (sans trop en faire) les raisons essentielles pour lesquelles on devrait vous booker sur une date. Montrez que vous êtes des gens coopératifs et sérieux sur tous les plans.